Distruggi documenti

E’ diventato obbligatorio per gli uffici e per le aziende di munirsi di macchine ‘distruggi documenti’ progettate proprio per definire non identificabili e non usufruibili tutte le informazioni, che devono essere fate defluire dopo dieci anni dalla loro conservazione archivio e che quindi sia scaduto il termine di archiviazione obbligatorio.

In questi casi diventa necessario eliminare letteralmente quei documenti che si trovano in uffici del personale, uffici amministrativi, finanziarie, archivi medici, ecc. e che rischiano di essere utilizzati per atti illeciti o che devono essere semplicemente distrutti per fare spazio a nuove documentazioni. Per la distruzione dei documenti inutilizzabili servono macchine distruggi documenti o trita documenti. Possiamo dire che scegliere quello giusto non è una scelta molto semplice da fare poiché ne esistono diverse tipologie e non sempre è facile orientarsi.

Confronto dei migliori distruggi documenti

N° fogli: numero dei fogli che il dispositivo riesce a tagliare contemporaneamente
Distruzione Cd e carte di credito: presenza della funzione della distruzione di cd e carte di credito
Capacità del cestino: ampiezza del cestino raccoglitore espressa in litri
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Distruzione sicura dei documenti

Vi chiederete quale possa essere il vantaggio di avere un distruggi documenti professionale quando è possibile distruggere anche a mano o con il trita carte i documenti che vogliamo eliminare … beh, non è proprio così poiché il vantaggio del basso costo di acquisto di un semplice trita documenti, viene immediatamente annullato dagli effetti sul lungo periodo che comportano costi diretti e indiretti senza la sicurezza di una distruzione sicura. Infatti vediamo che per distruggere 5000 fogli A4, un trita documenti medio impiega circa 12 ore di lavoro di un operatore.

Inoltre, i documenti distrutti dal trita- carte sono agevolmente ricomponibili con specifici software che di conseguenza annullerebbero il lavoro di distruzione rendendolo vano, al contrario di specifici distruggi documenti che permettono una distruzione definitiva. Uno dei motivi per cui si sceglie di acquistarne uno è il furto dei dati, ma vediamo nello specifico di cosa si tratta. Può capitare che i propri dati personali finiscano in mano a persone che possono utilizzarli in maniera illegale con conseguenze dannose, come ad esempio la clonazione delle carte di credito o anche la sostituzione d’identità e false fatturazioni.

In particolare in Italia, questo fenomeno è in continuo aumento assumendo una dimensione abbastanza preoccupante: un fenomeno molto diffuso il bin raiding, o anche noto come il rovistare nei rifiuti, così che i nostri documenti privati e importanti possono finire nelle mani sbagliate che, come accennato, possono agire illegalmente. In particolare sono le aziende a trattare dati sensibili come le buste paga, i dati commerciali dei clienti, fatture, ecc. così secondo il Decreto LGS 196/2003, i titolari di partita iva, sono obbligati alla totale distruzione dei documenti contenenti dati sensibili utilizzando cosi un distruggidocumenti.

Distruggi documenti migliore

Prendendo in esame i cinque prodotti di distruggidocumenti che troviamo in tabella, quelli che, tenendo conto delle loro proprietà, secondo me, raffigurano i migliori prodotti, che forniscono l’efficienza migliore e che si mostrano assolutamente più complete rispetto agli altri, ho redatto una mia personale classifica.

1. AmazonBasics PBH-55473
2. AmazonBasics AS665C
3. AmazonBasic AU864XA
4. AmazonBasics AU1226XB
5. Rexel 2103060EU

Per ognuna di questi, ho provato di persona, a redigere una recensione ricca di particolari di cui potrete usufruire per conoscere le caratteristiche e le specificità di questi cinque prodotti e comprendere, in questo modo, quale tra questi faccia, più fra tutti, al caso vostro. Come avrete capito siete arrivati nel sito giusto!

Tipologia di taglio

Come avrete senz’altro capito macchina distruggi documenti professionale per la carta, che siano per uso lavorativo che uso personale, possono avere due classificazioni di taglio, quello a striscia oppure quello a frammenti o a taglio incrociato. Con il taglio a strisce i fogli subiscono un taglio in strisce che risulta di certo ideale per la sicurezza dei documenti di uso quotidiano. Invece con il taglio a frammenti la carta viene tagliata in piccoli rettangoli e ciò garantisce un più elevato livello di sicurezza. Il taglio a frammenti, inoltre, riduce sostanzialmente il volume della carta distrutta, ed ancora il taglio a frammenti garantisce anche un livello di sicurezza più alto di quello a strisce perché taglia la carta in piccoli rettangoli che risultano essere preferibili rispetto alle strisce.

Un’altra differenza la troviamo nel fatto che il taglio a strisce però, garantisce la possibilità  di tagliare un maggior numero di fogli di carta in una sola introduzione in confronto agli altri. Il costo delle macchine non dipende di certo solo dal tipo di taglio, ma ovviamente anche dalla velocità di disintegrazione, dal numero di fogli che possono essere inseriti simultaneamente, se taglia anche CD e DVD, e quali possono essere i tempi di riposo che devono essere rispettati tra una fase di lavoro e quella successiva per evitare il surriscaldamento del motore.

Tritacarta per ufficio e casa

Chi l’ha detto che servono solo in ufficio il tritacarta? Se si vuole o comunque se si ha la necessità di avere un distruggi documenti professionale a casa, magari per eliminare vecchi documenti come ad esempio vecchie analisi che non hanno più validità, carte di credito non più attive, cd ecc. Certamente in questo caso si ha bisogno uno dalle dimensioni ridotte e che abbia un design che possa adattarsi bene all’arredamento della propria casa.

Un consiglio valido sarebbe quello di acquistare un modello di tritacarte generalmente estremamente leggero con un cestello abbastanza capiente e che con il suo taglio trasversale e la capacità di distruggere anche 8 fogli per volta, pare che si possa adattare perfettamente alle esigenze casalinghe relative alla distruzione dei documenti. Inoltre il suo prezzo rientra anche in un range abbastanza accessibile, permettendo buone prestazioni ad un modico prezzo.

Norme di sicurezza

Come con qualsiasi dispositivo di taglio motorizzato, vi è il rischio di lesioni specialmente in casa per bambini e animali domestici, quindi la sicurezza del trituratore è diventato un tema importante. Dato che il numero dei trita documenti in famiglia è aumentato, così come il numero di incidenti, dal gennaio 2000 al settembre 2005, la Consumer Product Safety Commission (CPSC) ha ricevuto 50 segnalazioni di incidenti che coinvolgono amputazioni delle dita, lacerazioni, e altre lesioni gravi da macchina distruggi documenti. La maggior parte delle lesioni è accaduto a bambini al di sotto dei cinque anni. Pertanto, le migliori case produttrici di tali dispositivi hanno migliorato e potenziato i loro sistemi di sicurezza:

• Sensore di sicurezza – questa tecnologia garantisce lo spegnimento  in automatico quando le mani sono troppo vicine all’entrata della carta. Il sensore all’ingresso carta rileva il campo elettrico intorno agli esseri umani e animali più grandi.
• Quando viene rilevato questo campo elettrico, il trituratore spegne immediatamente. Non appena il campo elettrico viene rimosso, il trituratore riparte.
• Un entrata della carta più sottile – questo riduce la possibilità alle dita di entrare nel meccanismo di triturazione. La fessura è anche fatta di un materiale rigido per evitare l’apertura e l’allargamento sotto pressione.
• Blocco di sicurezza  – questa caratteristica di sicurezza mette il trituratore in una modalità inattiva sicura per impedire ai bambini di attivare il meccanismo trituratore. L’utente adulto blocca semplicemente l’interruttore di attivazione del ” fuori posizione “.
• Lembo di sicurezza  – questo lembo copre le frese quando la testa del trituratore viene rimossa dal cestino.
• Interruttore di sicurezza  – questa opzione assicura che il dispositivo non si attiva quando la testa trituratore viene rimossa dal cestino.

Quali sono i prezzi e offerte

Come avrete notato, anche consultando la classifica, un prezzo basso non è per forza sintomo di scarsa qualità, di fatto, i punti focali che dovete prendere in esame per una buona analisi del prodotto, sono le sue caratteristiche funzionali. Di certo il prezzo è un elemento importante del distruggi carte, quindi vi consiglio di informarvi in maniera approfondita su tutte le funzionalità dei dispositivi che vaglierete e di analizzare in maniera razionale il loro rapporto qualità/ prezzo.

È importante capire se si sta cercando un semplice da ufficio che abbia funzionalità di base o se state cercando una macchina che abbia un taglio speciale, dispositivi particolari e che presenti anche un buon design ergonomico, che sia maneggevole e trasportabile, che distrugga anche cd e dvd oltre alla carta, e così via.

Per concludere

Questo sito dedicato ai trita documenti vuole proprio cercare di chiarire le idee a coloro che siano interessati all’acquisto di un dispositivo che sia utile alle esigenze che l’utente sta cercando di soddisfare ed è per questo che sono sicura che già consultando la tabella dei prodotti, vi sarete certamente resi conto quale tra i migliori dispositivi in commercio per la distruzione dei documenti sia quello più adatto a voi.

Mi raccomando, capire e imparare a conoscere le funzioni di questi macchinari è il primo step per un lavoro sicuro e veloce che vi permetterà di smaltire la mole di documenti da eliminare nel minor tempo possibile e con estrema semplicità. Di fatti vi renderete conto che il diverrà un alleato sul lavoro del quale non potrete fare a meno.

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